|
01 Января 1970 05:00
Закрытие торговых периодов
А. Коренев, alkorenev@yandex.ru
Как обеспечить неизменность электронных документов в закрытых отчётных периодах.
Установили мы систему автоматизации, всё работает, документы вводятся,
вся отчётность как на ладони — красота. Прошёл первый месяц,
вывели и распечатали показатели — замечательно. Прошёл второй месяц,
вывели и распечатали показатели — ещё лучше. В конце третьего
месяца опять вывели показатели первого, чтобы сравнить с текущими.
Стоп машина! Оказывается, что теперь показатели первого месяца явно
отличаются от тех, которые выводили в первый раз, сразу после
его окончания! Что случилось, чему верить?
А случилось, вероятно, вот что. Через некоторое время, после того, как первый месяц закончился, и по нему были выведены показатели, кто-то исправил документы за первый месяц. Или ввёл новые документы задним числом. Соответственно, когда вывели показатели второй раз — они оказались другими.
Чтобы точно знать, что за такой-то истекший период в системе всё оформлено и в дальнейшем останется неизменным — нужно закрывать торговые периоды. То есть делать так, чтобы в этом периоде нельзя было бы ни изменять существующие документы, ни вводить новые. В крайнем случае, если изменения всё-таки нужно внести, то они должны вноситься так, чтобы об этом знали все люди, заинтересованные в реальной отчётности.
Здесь есть существенный организационный момент.
Следить за тем, чтобы в системе всё было в порядке,
и закрывать периоды должен всё время один и только один человек.
Желательно, чтобы это был человек, несущий ответственность
за торговую деятельность в целом. Например, начальник отдела продаж
или коммерческий директор. Считаем, что такой человек есть, будем его
для краткости называть просто «ответственный».
Как делается закрытие периода в «1C:Торговля и склад».
Только у «ответственного» установлено право доступа «Административные функции».
У всех остальных этого права доступа нет.
Период закрывается следующим образом.
«Ответственный» убеждается, что все документы введены и введены правильно, например, опросив всех менеджеров и бухгалтеров.
Выполняет групповое проведение документов за отчётный период (Меню, Операции, Проведение документов). Если какие-то документы не проводятся, то исправляет ошибки.
Устанавливает дату запрета редактирования документов равной дате конца отчётного периода.
Готово. Период закрыт. Теперь никто, кроме «ответственного» не сможет
ни ввести новые документы в закрытый период, ни изменить существующие
документы.
|
|
|
